Choć intensywny rozwój technologii sprawia, że oprócz tradycyjnych konferencji coraz częściej możemy wziąć udział w wideo- lub telekonferencjach, to nadal uważa się, że to właśnie tradycyjne konferencja, na których uczestnicy spotykają się osobiście, jest najbardziej wartościowa.
Sposób na sukces konferencji
Organizowanie konferencji nie jest jednak prostą sprawą – należy pamiętać o wielu ważnych sprawach, począwszy od odpowiedniego wyposażenia sali, poprzez wybór cateringu, ustalenie czasu wystąpienia poszczególnych prelegentów, czasu dyskusji oraz przerwy. Koniecznością jest przygotowanie plakatu informującego o konferencji oraz wysłanie indywidualnych zaproszeń do poważanych gości, których obecność będzie dla nas naprawdę ważna. Jeżeli zapraszamy osoby z innych miejscowości, wówczas należy zadbać także o znalezienie im zakwaterowania o wysokim standardzie. Wszystkie te kwestie należy przewidzieć w budżecie konferencji – jego zaplanowanie powinno poprzedzać wszelkie inne działania. Konferencja, aby odniosła sukces, musi być zorganizowana perfekcyjnie – to sprawi, że uczestnicy będą mogli z powodzeniem wymieniać się informacjami, przedstawiać swoje nowe, wprowadzane na rynek produkty, i tak dalej. Salę konferencyjną można wynająć – takie miejsca znajdują się w niemal każdym wielogwiazdkowym hotelu, jak również w biurowcach.
Jeżeli zdecydujemy się na wynajem sali, warto zwrócić uwagę, czy znajdują się w niej eleganckie meble konferencyjne – producent powinien dostarczyć wysokiej jakości krzesła i stoły, z pewnością przydadzą się też podstawki pod głośniki, jeżeli podczas konferencji przewidywane jest wykorzystanie sprzętu audio i wideo. Wyposażenie sali konferencyjnej powinno spełniać wszystkie nasze wymagania – pod uwagę należy wziąć między innymi przewidywaną liczbę uczestników. Od tego zależy wybór wielkości sali i ilości krzeseł, i stołów. Krzesła powinny być przede wszystkim wygodne – w końcu nierzadko konferencja trwa od rana do wieczora i mimo tego, że pomiędzy uczestnicy korzystają z przerw i mogą rozprostować kości, to i tak godziny spędzone na niewygodnym siedzisku byłyby utrapieniem, dlatego też komfortowe siedzenia to podstawa dla każdej sali konferencyjnej.
Ważne są także, wspomniane już, stoły – zwłaszcza jeżeli obrady dotyczą jakiegoś nowego problemu czy będą służyć wymianie świeżych wyników badań – pozostałym uczestnikom spotkania może zależeć na tym, aby notować ciekawe kwestie poruszane przez prelegenta, dlatego każdy z nich powinien mieć miejsce przy stole konferencyjnym.